第一條  為確保本社會(huì)團(tuán)體各項(xiàng)工作規(guī)范、高效、優(yōu)質(zhì), 依據(jù)法律法規(guī)政策和《佛山市科技金融協(xié)會(huì)章程》制定本制度。
　　第二條  秘書(shū)長(zhǎng)是本社會(huì)團(tuán)體印章、文件管理的負(fù)責(zé)人，秘書(shū)處是印章、文件管理的責(zé)任部門，各部（室）依照本管理制度履行職責(zé)。
　　第三條  秘書(shū)處行文使用兩個(gè)文號(hào)，即“佛科金協(xié)”和“佛科金函”。 “佛科金協(xié)”適用于以協(xié)會(huì)名義發(fā)出的文件，包括下行文、對(duì)會(huì)員單位等的正式文件，“佛科金協(xié)”為同級(jí)單位的行文，兩個(gè)文號(hào)均需加蓋協(xié)會(huì)印章。
　　第四條  各類行文實(shí)行“誰(shuí)起草誰(shuí)校對(duì)的原則”。秘書(shū)處對(duì)文件負(fù)責(zé)審核，報(bào)理事長(zhǎng)或秘書(shū)長(zhǎng)批示簽發(fā)，并負(fù)責(zé)文件的文號(hào)編發(fā)、承印等工作。
　　第五條  行文執(zhí)行登記制度，由秘書(shū)處專人負(fù)責(zé)。
　　第六條  各級(jí)單位的來(lái)文來(lái)函或網(wǎng)上下載的各類文件，由秘書(shū)處負(fù)責(zé)接收、登記、呈批和歸檔。
　　第七條  秘書(shū)處根據(jù)來(lái)文來(lái)函的保密等級(jí)填寫(xiě)《佛山市科技金融協(xié)會(huì)文件閱辦表》，報(bào)秘書(shū)長(zhǎng)或協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)閱批。
　　第八條  每年協(xié)會(huì)或秘書(shū)處行文或收文應(yīng)在當(dāng)年底按時(shí)間順序裝訂成冊(cè)，標(biāo)識(shí)后歸檔保存。
　　第九條  協(xié)會(huì)的印章和財(cái)務(wù)專用章實(shí)行集中管理、按權(quán)限審批、留檔和使用登記的管理制度。
　　第十條  秘書(shū)處負(fù)責(zé)印章的刻制、保管和使用記錄，并設(shè)專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
　　第十一條  “佛山市科技金融協(xié)會(huì)”公章使用的審批權(quán)限由協(xié)會(huì)理事會(huì)審議核定。
　　第十二條  協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)專用章由本社會(huì)團(tuán)體主管會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，按有關(guān)財(cái)務(wù)管理的規(guī)定使用印章。
　　第十三條  印章保管人員應(yīng)當(dāng)確保在受控的情況下使用印章，并不得帶離本社會(huì)團(tuán)體辦公場(chǎng)所。
　　第十四條  本社會(huì)團(tuán)體授權(quán)委托書(shū)、法定代表人證明書(shū)、介紹信、證明書(shū)等，由專人保管，經(jīng)社會(huì)團(tuán)體負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后開(kāi)具，并留底備查。
　　第十五條 本制度經(jīng)協(xié)會(huì)2016年2月26日理事會(huì)審議通過(guò)生效，由理事會(huì)解釋。